Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

MARQA is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens beschreven in dit beleid.

Ondernemingsnummer: 0728.912.735 · BTW: BE 0728.912.735

Adres: Bredabaan 533, 2170 Antwerpen, België

Actief sinds: 26 juni 2019

Contact: info@rijflow.com

2. Onze rol: verantwoordelijke én verwerker

Voor de gegevens van onze klanten (rijscholen en hun teamleden) en van websitebezoekers treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de persoonsgegevens die een rijschool via Rijflow over haar leerlingen invoert en beheert (bv. agenda, vorderingen, facturen), treedt de rijschool op als verwerkingsverantwoordelijke en handelt MARQA als verwerker in haar opdracht. Die verwerking is geregeld in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je gebruik kunnen wij volgende categorieën verwerken:

• Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rijschoolnaam, functie.
• Zakelijke gegevens: adres, ondernemingsnummer, BTW-nummer, IBAN/BIC voor facturatie.
• Leerlinggegevens (in opdracht van de rijschool): naam, contactgegevens, lesplanning, vorderingen, examens, attesten en — indien de rijschool dit invoert — identiteitsgegevens (bv. rijksregisternummer via eID-import).
• Betaalgegevens: transactiegegevens via onze betaalpartners (wij bewaren zelf geen volledige kaartgegevens).
• Communicatiegegevens: berichten via WhatsApp en e-mail die via het platform verlopen.
• Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie, logbestanden en cookies.

4. Waarvoor en op welke grondslag?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Levering van de dienst (uitvoering van de overeenkomst): account, agenda, boekingen, facturatie, WhatsApp-assistent en website.
• Facturatie en boekhouding (wettelijke verplichting).
• Klantenondersteuning en communicatie (uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang).
• Beveiliging, foutopsporing en verbetering van het platform (gerechtvaardigd belang).
• Marketing en nieuwsbrieven (toestemming, die je altijd kan intrekken).

5. Cookies

Wij gebruiken strikt noodzakelijke cookies om je aan te melden en de dienst te laten werken. Niet-noodzakelijke cookies (bv. analyse) plaatsen wij enkel met je toestemming. Je kan cookies beheren via je browserinstellingen.

6. Met wie delen wij gegevens? (verwerkers)

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij doen een beroep op zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (verwerkers) die uitsluitend in onze opdracht handelen:

• Supabase — authenticatie, database en bestandsopslag.
• Vercel — hosting van de applicatie.
• Stripe — verwerking van abonnementsbetalingen.
• Mollie — verwerking van facturatiebetalingen (iDEAL/Bancontact).
• Meta Platforms (WhatsApp Business) — versturen en ontvangen van WhatsApp-berichten.
• Resend — versturen van transactionele e-mails.
• Anthropic — de AI-assistent die berichten beantwoordt.
• Daarnaast kunnen wij gegevens delen wanneer de wet ons daartoe verplicht.

7. Doorgifte buiten de EER

Wij streven naar verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit met passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Hoelang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• Account- en gebruiksgegevens: voor de duur van de overeenkomst.
• Facturatiegegevens: zoals wettelijk vereist (in België doorgaans 7 jaar).
• Leerlinggegevens: zolang de rijschool dit bepaalt; na beëindiging worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd volgens de verwerkersovereenkomst.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeheer per rol en afgeschermde opslag. Geen enkele dienst is 100% veilig, maar wij evalueren onze maatregelen voortdurend.

10. Jouw rechten

Onder de AVG heb je het recht op:

• inzage in je persoonsgegevens;
• verbetering van onjuiste gegevens;
• verwijdering ('recht om vergeten te worden');
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking;
• overdraagbaarheid van je gegevens;
• intrekking van je toestemming, op elk moment.

11. Een klacht indienen

Heb je een vraag of klacht? Neem eerst contact met ons op via info@rijflow.com. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

12. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie staat steeds op deze pagina met vermelding van de datum van laatste wijziging.

13. Contact

Vragen over dit beleid of over je gegevens? Mail ons op info@rijflow.com.